Головна → Зарплата і кадри

Заробітна плата та кадровий облік

Перший найманий працівник змінює бухгалтерію більше, ніж будь-який інший етап розвитку бізнесу: з'являються строки виплат, кадрові документи, утримання й нарахування та окрема звітність з чутливими штрафами. Я веду цей блок повністю — від оформлення прийому на роботу до подання звітів, щоб ви не ризикували через формальності, які легко проґавити.

Що входить у супровід зарплати та кадрів

Це два пов'язані напрями: кадровий облік фіксує трудові відносини, а розрахунок зарплати перетворює їх на конкретні суми, податки та звітність. Помилка в кадрових документах майже завжди проявляється потім у розрахунках.

  • Нарахування заробітної плати, авансів та остаточного розрахунку
  • Утримання ПДФО та військового збору, нарахування ЄСВ
  • Оформлення прийому на роботу, переведення та звільнення
  • Ведення табеля обліку робочого часу
  • Розрахунок відпускних і компенсації за невикористану відпустку
  • Розрахунок лікарняних і декретних виплат
  • Підготовка наказів і кадрових документів
  • Подання об'єднаної звітності з ПДФО, військового збору та ЄСВ
  • Розрахунок виплат за цивільно-правовими договорами
  • Консультації щодо оформлення працівників і повної вартості найму

Скільки насправді коштує найманий працівник

Планувати бюджет за сумою «на руки» — типова помилка. Реальні витрати роботодавця складаються з нарахованої зарплати та ЄСВ зверху, тоді як ПДФО й військовий збір утримуються із зарплати працівника. Я показую повну вартість найму до того, як ви домовитесь про суму з кандидатом.

  • Нарахована зарплата — база для всіх подальших розрахунків
  • ЄСВ сплачується роботодавцем понад нараховану суму
  • ПДФО та військовий збір утримуються з зарплати працівника
  • Зарплата не може бути нижчою за мінімальну при повній зайнятості
  • Відпустки та лікарняні теж є частиною річного бюджету на персонал
  • Виплата має здійснюватися не рідше двох разів на місяць

Ризики, через які найчастіше штрафують

Санкції у сфері праці — одні з найвідчутніших для невеликого бізнесу, і більшість із них стосується не розрахунків, а оформлення. Найдорожчий сценарій — працівник, допущений до роботи без належного оформлення.

  • Допуск до роботи без оформлення трудових відносин
  • Виплата зарплати нижчою за мінімальну при повній нормі часу
  • Порушення строків виплати заробітної плати
  • Підміна трудових відносин цивільно-правовим договором
  • Помилки в об'єднаній звітності по працівниках
  • Відсутність кадрових документів на момент перевірки

Кадрові документи, які має мати кожен роботодавець

Під час перевірки питання ставлять не до розрахунків, а до документів: чи є підстава для кожної виплати й кожного кадрового рішення. Зібрати їх заднім числом складно, тому правильніше вести цей пакет із першого дня роботи першого працівника.

  • Заяви та накази про прийом на роботу, переведення й звільнення
  • Повідомлення про прийняття працівника, подане до початку роботи
  • Штатний розпис і правила внутрішнього трудового розпорядку
  • Табелі обліку робочого часу за кожен місяць
  • Графік відпусток і накази про їх надання
  • Відомості про нарахування та виплату заробітної плати
  • Документи щодо охорони праці та проведених інструктажів

Як це працює для вас

Від вас потрібні лише вихідні дані: хто працює, скільки відпрацював і що змінилося. Розрахунки, документи та звітність — моя частина роботи.

  • Ви повідомляєте про прийом, звільнення чи зміни в графіку
  • Я рахую зарплату, податки та внески й надсилаю відомість
  • Отримуєте суми до виплати й реквізити для сплати податків
  • Готую кадрові накази та документи
  • Подаю звітність у встановлені строки та надсилаю квитанції

Часті питання

Скільки коштує супровід зарплати та кадрів?

Вартість залежить від кількості працівників і складності розрахунків — наявності змінного графіка, відрядних, лікарняних і відпусток. Для клієнтів на бухгалтерському супроводі цей блок зазвичай включається в загальну щомісячну вартість. Точну суму називаю після короткої консультації.

Чи можна оформити працівника за цивільно-правовим договором?

Можна, але лише коли відносини справді мають разовий характер і йдеться про конкретний результат роботи, а не про постійну функцію з графіком і робочим місцем. Підміна трудових відносин ЦПХ — одне з найчастіших порушень, за яке застосовують суттєві штрафи, тому такі випадки варто оцінювати індивідуально.

Чи потрібен кадровий облік, якщо працівник один?

Так. Обов'язок оформити трудові відносини, вести табель, видавати накази та подавати звітність не залежить від кількості працівників. Для ФОП з одним найманим працівником вимоги ті самі, що й для компанії.

Ви рахуєте лікарняні та відпускні?

Так, це частина супроводу: розрахунок відпускних, компенсації за невикористану відпустку, лікарняних і декретних виплат, а також підготовка супровідних документів та відображення цих сум у звітності.

Коли потрібно повідомляти податкову про прийняття працівника?

Повідомлення про прийняття подається до того, як працівник фактично розпочав роботу. Це одна з найчастіших причин штрафів: людину допускають до роботи «з понеділка», а документи оформлюють згодом. Формально це вважається допуском до роботи без оформлення, і санкція за нього одна з найвідчутніших.

Чи може ФОП мати найманих працівників?

Так, але з обмеженнями за групами єдиного податку: на 1 групі наймані працівники не допускаються, на 2 групі їх кількість обмежена, на 3 групі обмежень щодо кількості немає. Обов'язки роботодавця при цьому такі самі, як і в юридичної особи — оформлення, розрахунки, звітність.

Що робити, якщо працівник звільняється?

Потрібно провести остаточний розрахунок у день звільнення, включно з компенсацією за невикористану відпустку, оформити наказ і відобразити звільнення у звітності. Я готую всі документи й розрахунки, щоб строки не були порушені.

Інші послуги

Передати зарплату й кадри на супровід

Телефон: +380 73 548 83 72

Email: buhlab.ua@gmail.com

← Усі послуги та тарифи на головній